AIを使って報告文や連絡文を作ることは、もう特別なことではなくなってきました。

報告を受ける側としても、
「あ、これはAIがきれいにまとめた文章だな」
と分かることが増えています。

不思議なのは、文章がきれいであればあるほど、読んだはずなのに内容が理解や判断と結びつかないと感じることがある、という点です。

情報は整理されている。日本語も正しい。

でも、

・どこが一番大事なのか
・何を判断すればいいのか
・書いた人は、どう感じているのか

が、見えてこないことがあります。

そこで最近、チャットなど文章での報連相では、あえて「強弱」をつけることが大事なのではないかと感じるようになりました。
たとえば、

・ここに注目してほしい
・これは事実
・ここは私の所感
・AIではなく、私はこう思った

といったように、人の意思や温度感が分かる一言を添えるだけで、文章の受け取り方は大きく変わります。

これは、AIが悪いという話ではありません。
むしろ、事実整理や文章を整えることはAIが得意です。
だからこそ、人が担うべき部分が、よりはっきりしてきたとも言えるのかもしれません。

私自身が、報告をする際に意識しているのは、次のアクションを書くことです。

・この報告を受けて、次に何をするのか
・誰が動くのか
・判断が必要なのか

もし、次のアクションが自分でも分からない場合は、「分からない」ということを書くようにしています。
そうすることで、受け手側も、
「これは連絡なのか」
「相談なのか」
「判断が必要な話なのか」
を判断しやすくなります。

AIを使うと、報連相を“作る時間”は確かに短くなります。
でも最初は、時間と手間がすべて減るわけではありません。
減るのは、草案を作る時間だけだと思っています。
その分、読み込んで違和感に気づく時間、伝わり方を考える時間に、しっかり使う必要があります。

AIに任せるのは、文章を整えるところまで。
その報告で何を見てほしいのか、何を判断してほしいのか、次にどう動くのか。
そこに自分の言葉を入れてはじめて、AIを使った報連相は「伝わる報連相」になるのだと思います。

AIで作った報告文を送る前に、「自分は何を見てほしいのか」を一言足してみる。
その小さな一手間が、AIとうまく付き合うための最初の一歩になるのではないでしょうか。